Steuerliche Abrechung von Dienstreisen mit Urlaubstagen
Mit dem Zug zur Tagung nach Berlin, mit dem Auto zur Fortbildung nach Köln, im Flieger zur Konferenz nach Paris oder zur Messe nach New York: Für Tausende Arbeitnehmer gehören anstrengende Businesstrips zum Berufsleben dazu. Immer mehr Reisende tendieren inzwischen dazu, ihre Geschäftstermine gleich mit ein paar Tagen Urlaub zu kombinieren, wie jetzt eine Umfrage des Buchungsportals hotel.de ergab. Wer kann, pickt sich für seine Besprechungen von vornherein gezielt einen Freitag oder Montag heraus, um nahtlos noch ein privates Wochenende anhängen zu können. Das ist nicht nur reizvoll, sondern auch teilweise von der Steuer absetzbar, wie Christina Georgiadis, Sprecherin der Vereinigten Lohnsteuerhilfe. Nur: Noch längst nicht alle Vielreisenden wissen, wann das Finanzamt mithilft – und wann nicht.
Bis vor kurzem war tatsächlich nicht daran zu denken, den Fiskus an den Kosten einer verlängerten Geschäftsreise zu beteiligen. Bis vor etwa vier Jahren galt noch ein sogenanntes Aufteilungs- respektive Abzugsverbot. Nur bei einer lupenreinen Dienstreise gab es Geld vom Staat zurück. Das hat sich mit einem Machtwort des Bundesfinanzhofs vom September 2009 geändert (BFH, Aktenzeichen: GrS 1/06). „2010 hat das Bundesfinanzministerium die Entscheidung dann umgesetzt“, erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands der Lohnsteuerhilfevereine (BDL). Seither liegt die Versuchung, Privat- und Geschäftsreisen zu kombinieren und dabei Steuern zu sparen, zunehmend im Trend.
Wer glaubt, er könne jetzt in jedem Fall schön Urlaub auf Staatskosten machen, liegt aber falsch. Grundsätzlich sind die Reisekosten gar nicht absetzbar, wenn der berufliche Anteil des Trips unter 10 Prozent ausmacht. Wer also einen einwöchigen Aufenthalt am Chiemsee in die Steuer packen will, weil er in der Zeit ein einstündiges geschäftliches Meeting hatte, beißt beim Finanzamt garantiert auf Granit. Dann gilt der gesamte Trip als Privatvergnügen. Sind nachweislich aber mehr als 90 Prozent der Reise dienstlicher Natur, gibt es dafür den vollen Steuerabzug, sollte ein Arbeitgeber die Kosten nicht übernehmen, erläutert Fachmann Nöll.
Bei allem, was dazwischen liegt, heißt es rechnen und die Kosten aufteilen. Nehmen wir einmal an, ein Bauingenieur muss sieben Tage auf Geschäftsreise nach Dubai. Danach hängt er dort noch drei Tage Urlaub dran. Im Idealfall lässt er sich zwei getrennte Rechnungen fürs Hotel geben, einmal für die beruflich bedingten Übernachtungen und dann für die privaten. Oder er rechnet die Kosten für seinen Privataufenthalt heraus. Der Verpflegungsmehraufwand kann nur für die beruflich bedingten sieben Auslandstage geltend gemacht werden, für die Urlaubstage nicht. Und die reinen Fahrtkosten, also in dem Beispiel die Flüge, sind ebenfalls aufzuteilen.
Der private Reiseanteil des Bauingenieurs liegt bei 3/10, er kann also seine Reisekosten zu 70 Prozent absetzen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen, wie Georgiadis vorrechnet. In vielen Fällen übernimmt die Firma aber von vornherein die vollen Fahrt- oder Flugkosten, selbst wenn der Arbeitnehmer die Dienstreise privat verlängert.
Auch wer vor und nach der Dienstreise ausgiebig privat Urlaub macht, kann den Fiskus mit ins Boot holen. Das ist für Freiberufler und Selbstständige vorteilhaft. Fliegt ein niedergelassener Arzt beispielsweise zu einem Fachkongress nach London, kann er Samstagfrüh anreisen, Dienstag bis Donnerstag am Kongress teilnehmen und Sonntagabend wieder nach Hause fliegen. Die Hotelkosten für zwei Übernachtungen sowie die Tagungsgebühren lassen sich als Betriebsausgaben voll absetzen. Die Flugkosten sind wiederum gemischt veranlasst und aufzuteilen. Für den Arzt heißt der Schlüssel in dem Fall 3/9. Aber: Reist der Arzt nicht als Besucher, sondern als Mitveranstalter, darf er auch seine Flüge voll in die Steuer packen. Verpflegungspauschbeträge gibt es in jedem Fall nur für die drei Kongresstage.

Auch Angestellte auf Fortbildung müssen auf ein Urlaubsplus nicht verzichten. Beispiel: Eine Produktmanagerin fährt am Vorabend mit dem Zug zu einer zweitägigen Fortbildung nach Dresden. Anschließend hängt sie noch drei Tage Urlaub in der Stadt dran, zu dem ihr Ehemann auch dazu stößt. Das sei keine Seltenheit, berichtet Nöll. Sollte die Firma die Fortbildung nicht sowieso zahlen, kann die Angestellte die Hin- und Rückfahrt mit dem Zug zu jeweils zwei Fünftel, die beiden Übernachtungen und die Verpflegung für die Seminartage als Werbungskosten absetzen, so die Rechnung. Das Paar zahlt die Anreise des Mannes und den Privataufenthalt dann aus der eigenen Tasche.
Am meisten können Angestellte profitieren, wenn zwischen zwei Geschäftsterminen ein oder zwei Tage „Luft“ sind. Beispiel: Ein Vertriebsfachmann fährt für 4 Tage nach Berlin, um die ersten beiden Tage an einer Messe teilzunehmen. Dann hat er einen Tag Leerlauf und am vierten Tag eine Besprechung mit Händlern. “Weil es wirtschaftlich Unfug wäre, wenn der Mann dazwischen noch einmal hin und her fliegt oder mit dem Auto fährt, wird der Arbeitgeber die Kosten gleich ganz übernehmen“, betont Nöll. Die Firma spart dadurch bares Geld. In diesem Fall wird der Beschäftigte alle Kosten für die Reise vom Chef zurückbekommen, weil Angestellte diesen Tag regelmäßig zur Vor- oder Nachbereitung der Termine nutzen. Private Ausgaben am Brückentag wie eine Stadtrundfahrt oder Taxifahrten müssen dann aber klar extra gehen und sollten auch nicht mit der Firmenkreditkarte gezahlt werden.

Zahlt der Berufstätige seine Reisekosten selbst, weil er etwa als Freiberufler arbeitet, muss er beim Beispiel der Berlinreise alle Kosten für den "Dienstreisebrückentag" aus den Reisekosten rausrechnen. Nur die übrigen Aufwendungen dürfen in die Steuererklärung hinein. Kann er nachweisen, dass er auch am Tag mit terminlichem Leerlauf beruflich aktiv war und zum Beispiel eine Nachbetreuung der Messe machte oder Neukunden akquirierte, kann die Reise zu über 90 Prozent geschäftlich veranlasst sein. Ist das der Fall, dürfte sich Finanzamt nicht querstellen und alle Tage als Dienstreise akzeptieren.

Quelle: eigen